Quel est mon interlocuteur ?

 Sous la direction d'Emmanuelle CHAMBARD, Directrice Générale Adjointe, et Sophie LOUKINE, Responsable, le service des assemblées se compose de 3 agents.

Amandine

PRAL

Gestion des exécutifs

  • Suivi des projets dans webdelib

  • Production & envoi des ordre du jour, convocation, note et compte-rendu

Gestion des bureaux

  • Suivi des projets dans webdelib

  • Production & envoi des ordre du jour, convocation, note et compte-rendu,

Gestion des conseils communautaires

  • Suivi des projets dans webdelib

  • Production & envoi des ordre du jour, convocation, note

et compte-rendu, procès-verbal et délibérations

  • Mise en ligne des délibérations sous intragglo

  • Transmission en Préfecture des délibérations

Préparation des registres des délibérations

Paramétrage Webdelib pour la gestion des séances

  • Création des dates

  • Rattachement des séances

  • Mise en place de restriction pour création d'actes

Valérie

GELAS

Gestion du calendrier des instances en lien avec le cabinet

  • Information des services

  • Information des élus

  • Mise en ligne sous intragglo

Gestion et suivi des CCSPL en lien avec l'audit

  • Récupération des éléments auprès des services

  • Envoi des convocations

  • Présence aux séances

  • Rédaction & envoi des comptes-rendu

  • Mise en ligne sous intragglo des informations relatives à la CCSPL

Supervision des commissions thématiques, préalables aux conseils communautaires

  • Vérification de la fréquence des 7 commissions

  • Mise en ligne des comptes-rendu des commissions sous intragglo

  • Gestion du retour des fiches de présence en lien avec le cabinet

Suivi des délibérations après conseil communautaire en lien avec les services

Préparation et gestion de la commission des finances et administration générale

Réservation de salles & organisation logistique des séances

Suivi gestion de stocks fournitures pour les différentes instances

Suivi du budget des assemblées

 

 

Élaboration des arrêtés de délégation de fonction et de signature (élus & agents) & tenue à jour en fonction des arrivées et départs de personnels

Pré-sécurisation juridique des décisions

Transmission en Préfecture des arrêtés , décisions & conventions

  • Affichage

  • Mise en ligne sous intragglo

Préparation du registre des décisions & arrêtés

Gestion du droit à la formation des élus

Référente webdelib agglo pour toute question des services

  • Mise à jour des profils

  • Création des utilisateurs

  • Mise à jour des circuits de validation